E-Rechnung im Handwerk: Kunden, Bau und § 13b
Handwerksbetriebe müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen nur an Firmenkunden – also auch an Vermieter, Hausverwaltungen und andere Betriebe –, und zwar ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, sonst ab 2028. Privatkunden bekommen weiterhin eine normale Rechnung. Für Abschlags- und Schlussrechnungen am Bau gibt es Sonderregeln, die das BMF bis Mitte 2030 verlängert hat.
Wann Ihr Betrieb umstellen muss
Die meisten Handwerksbetriebe liegen unter der Umsatzgrenze von 800.000 Euro. Für sie gilt: Bis Ende 2027 dürfen Sie Firmenkunden noch Papier- oder – mit deren Zustimmung – PDF-Rechnungen schicken, ab dem 1. Januar 2028 nur noch E-Rechnungen. Größere Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 müssen schon für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Maßgeblich ist der gesamte Umsatz, einschließlich der Aufträge von Privatkunden.
Beispiel: Ein Fliesenleger-Meisterbetrieb mit 120.000 Euro Jahresumsatz, davon zwei Drittel mit Privatkunden, kann 2027 noch PDF-Rechnungen an seine gewerblichen Kunden schicken. Sinnvoll ist trotzdem, 2027 als Probelauf zu nutzen – denn ab 2028 werden Hausverwaltungen und Bauträger Rechnungen ohne E-Rechnungs-Format nicht mehr akzeptieren.
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat im Juni 2026 gefordert, die Pflicht für größere Betriebe auf 2028 zu verschieben. Beschlossen ist das nicht (Stand: Oktober 2026). Alle Fristen und Ausnahmen finden Sie im Beitrag E-Rechnungspflicht.
Wer ist Ihr Kunde? Privat, Firma oder Vermieter
| Kunde | E-Rechnung nötig? | Was Sie beachten müssen |
|---|---|---|
| Privatperson, eigenes Haus oder eigene Wohnung | Nein | Bei Arbeiten am Grundstück: Rechnung innerhalb von sechs Monaten und Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Kunden |
| Firma, Handwerksbetrieb, Bauträger | Ja (nach Übergangsfrist) | Bei Bauleistungen an andere Bauunternehmer ggf. § 13b beachten |
| Privater Vermieter, Arbeiten an der vermieteten Wohnung | Ja (nach Übergangsfrist) | Vermieter sind umsatzsteuerlich Unternehmer, auch wenn ihre Mieteinnahmen steuerfrei sind |
| Wohnungseigentümergemeinschaft, Hausverwaltung | In der Regel ja | Rechnungsempfänger ist meist die Gemeinschaft, nicht der Verwalter |
| Gemeinde, Landkreis, Bundesbehörde | Je nach Auftraggeber, beim Bund ja | Meist XRechnung mit Leitweg-ID über ein Portal |
Die Pflicht hängt an zwei Dingen: Ihr Kunde ist ein im Inland ansässiger Unternehmer, und die Leistung ist für sein Unternehmen bestimmt. Fragen Sie bei Neukunden kurz nach, ob der Auftrag privat oder für ein Unternehmen ist – etwa für eine vermietete Wohnung. Das BMF lässt Sie auf die Angaben des Kunden vertrauen, wenn Sie gutgläubig handeln. Grenzfälle wie Photovoltaik-Betreiber, die Strom ins Netz einspeisen, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
Rechnungen an Privatkunden: Was sich nicht ändert
Für Privatkunden brauchen Sie keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung an Privatpersonen dürfen Sie nur schicken, wenn diese zustimmen – und die meisten können mit einer XML-Datei nichts anfangen. Bleiben Sie also bei Papier oder PDF. Unverändert gilt:
- Für Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück müssen Sie auch Privatkunden innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG).
- In diese Rechnung gehört ein Hinweis, dass der Kunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss, zum Beispiel: „Bitte bewahren Sie diese Rechnung zwei Jahre lang auf (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).“
- Für die Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen braucht Ihr Kunde getrennt ausgewiesene Arbeits- und Materialkosten und muss unbar zahlen.
Kleinaufträge bis 250 Euro
Rechnungen bis 250 Euro brutto sind Kleinbetragsrechnungen. Sie dürfen dauerhaft als Papier oder PDF verschickt werden, auch an Firmenkunden (§ 33 UStDV). Die schnelle Reparatur beim Bäcker um die Ecke für 180 Euro brutto braucht also keine E-Rechnung. Ausnahme: Für Leistungen, bei denen nach § 13b der Kunde die Steuer schuldet, gelten die Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen nicht (§ 33 Satz 3 UStDV).
Bauleistungen nach § 13b UStG
Erbringen Sie Bauleistungen für einen anderen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt – typisch: Sie arbeiten als Subunternehmer für einen Generalunternehmer –, schuldet Ihr Auftraggeber die Umsatzsteuer (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 und Abs. 5 UStG). Davon können Sie ausgehen, wenn er Ihnen eine gültige Bescheinigung seines Finanzamts vorlegt (Vordruck USt 1 TG).
An der E-Rechnungspflicht ändert das nichts – auch § 13b-Rechnungen an inländische Unternehmer müssen nach Ablauf der Übergangsfrist E-Rechnungen sein. Inhaltlich gilt:
- Sie weisen nur den Nettobetrag aus, keine Umsatzsteuer.
- Die Rechnung muss die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten (§ 14a Abs. 5 UStG).
- In der E-Rechnung wird das über die Steuerkategorie „Reverse Charge“ (Code AE) mit 0 % und dem Hinweistext abgebildet. Achten Sie darauf, dass Ihr Programm diese Kategorie unterstützt.
Weisen Sie bei einem § 13b-Umsatz versehentlich Umsatzsteuer aus, schulden Sie diese nach § 14c UStG zusätzlich – und Ihr Kunde darf sie nicht als Vorsteuer abziehen.
Abschlags- und Schlussrechnungen
Die richtigen Rechnungsarten
Die XRechnung kennt für Bauleistungen eigene Rechnungsarten im Feld „Invoice type code“ (BT-3): 875 für eine Abschlags- bzw. Teilrechnung, 876 für eine Teilschlussrechnung und 877 für die Schlussrechnung. Daneben gibt es die normale Rechnung (380) und die korrigierte Rechnung (384). So nennt es die XRechnung-Spezifikation der KoSIT.
Anzahlungen in der Schlussrechnung
Nach § 14 Abs. 5 UStG müssen Sie in einer Endrechnung die bereits erhaltenen Anzahlungen und die darauf entfallende Steuer abziehen, wenn Sie darüber Rechnungen gestellt haben. Im strukturierten Teil einer E-Rechnung lässt sich das technisch bisher nicht sauber abbilden. Das BMF lässt deshalb zu, dass die vereinnahmten Teilentgelte und Steuerbeträge in einem Anhang zur Schlussrechnung aufgeführt werden – auch als unstrukturierte Datei, etwa als PDF. Auf diesen Anhang muss im strukturierten Teil ausdrücklich hingewiesen werden.
Diese Regel stand im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (Rz. 48) und war zunächst bis Ende 2027 befristet. Mit einem Schreiben an die Bauverbände vom 23. Februar 2026 hat das BMF angekündigt, sie bis zum 30. Juni 2030 weiter gelten zu lassen und die FAQ entsprechend zu ergänzen. Die Befristung soll mit Einführung eines nationalen Meldesystems erneut überprüft werden. Alternativ können Sie eine Restrechnung stellen, die nur den noch offenen Betrag abrechnet.
Leistungsverzeichnis und Aufmaß
Nach demselben Verbändeschreiben genügt es bis zum 30. Juni 2030 in der Regel, im strukturierten Teil Summen je Gewerk anzugeben, wenn die genaue Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis in einer lesbaren Anlage steht, auf die eindeutig verwiesen wird. Aufmaßblätter, Stundenzettel und Fotos können Sie ebenfalls als Anlage mitschicken. Die eigentlichen Pflichtangaben – Leistung, Leistungszeitraum, Entgelt, Steuer – müssen aber im strukturierten Teil stehen. Verbändeschreiben und FAQ sind keine Gesetze; sie zeigen, wie die Finanzverwaltung derzeit verfährt.
Abschlagsrechnungen über den Stichtag hinweg
Laut den im März 2026 aktualisierten FAQ des BMF müssen Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die vor Beginn Ihrer E-Rechnungspflicht gestellt wurden, nicht nachträglich als E-Rechnung ausgestellt werden – auch wenn Leistung und Schlusszahlung erst danach folgen. Die Schlussrechnung selbst muss dann aber den Regeln zum Zeitpunkt ihrer Ausstellung folgen.
Eingangsrechnungen von Großhandel und Lieferanten
Viele Handwerksbetriebe bekommen die ersten E-Rechnungen nicht von Kunden, sondern vom Großhändler, vom Werkzeugverleih oder vom Tankkartenanbieter. Diese Rechnungen müssen Sie seit 2025 annehmen. Wichtig ist, die Original-Datei acht Jahre aufzubewahren – nicht nur einen Ausdruck. Wie Sie das mit wenig Aufwand organisieren, steht im Beitrag E-Rechnung empfangen.
Checkliste für Ihren Betrieb
- Rechnungs-E-Mail-Adresse festlegen und Ihren Lieferanten mitteilen.
- Klären, wie Sie XRechnung und ZUGFeRD öffnen und wo Sie die Original-Dateien ablegen.
- Kundenstamm durchgehen: Wer ist Firmenkunde, Vermieter oder Hausverwaltung? E-Mail-Adresse für Rechnungen erfassen.
- Gesamtumsatz 2026 prüfen: über oder unter 800.000 Euro?
- Rechnungsprogramm prüfen: Kann es XRechnung oder ZUGFeRD, Abschlags- und Schlussrechnungen und § 13b?
- Mit dem Steuerberater abstimmen, wie die E-Rechnungen in die Buchhaltung kommen.
E-Rechnungen im Handwerk ohne großen Aufwand
E-Rechnungen von Großhändlern und Lieferanten öffnen und prüfen Sie kostenlos mit unserem Viewer – ohne Anmeldung. Für einfache Rechnungen an Firmenkunden und Vermieter, etwa Reparaturen, Wartung und Kleinaufträge, erstellen Sie unter Rechnung erstellen eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF, ohne neue Software einzuführen. Für große Bauvorhaben mit Abschlagsplänen und Aufmaß ist eine spezialisierte Handwerkersoftware meist die bessere Wahl. Welche Angaben in jede E-Rechnung gehören, steht im Beitrag E-Rechnung erstellen.
Geschäftsführer der IDO GmbH. Die IDO GmbH betreut als IT-Systemhaus kleine und mittlere Betriebe. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.