E-Rechnung empfangen: Pflichten für Unternehmen
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer und Freiberufler. Dafür genügt nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach. Entscheidend ist, dass Sie die Rechnungen lesen, prüfen und als Originaldatei acht Jahre unverändert aufbewahren.
Wer muss E-Rechnungen empfangen können?
Alle inländischen Unternehmer. Es gibt keine Umsatzgrenze und keine Übergangsfrist für den Empfang. Das gilt auch für
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG,
- Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen, etwa Ärzte oder Versicherungsvermittler,
- private Vermieter, die umsatzsteuerlich als Unternehmer gelten,
- Vereine und Körperschaften, soweit sie unternehmerisch tätig sind.
Hintergrund: Seit 2025 darf ein Lieferant Ihnen für Leistungen an Ihr Unternehmen eine E-Rechnung schicken, ohne vorher Ihre Zustimmung einzuholen. Die Übergangsregeln bis Ende 2027 erlauben nur dem Aussteller, noch Papier oder PDF zu verwenden. Wann Ihre Lieferanten wechseln müssen, steht im Beitrag E-Rechnungspflicht.
Reicht ein E-Mail-Postfach?
Ja. Das BMF hat in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2024 klargestellt, dass es für den Empfang ausreicht, wenn Sie ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellen. Sie können mit Ihren Lieferanten auch andere Wege vereinbaren, etwa ein Lieferantenportal, einen Download oder das Peppol-Netzwerk. Ein eigenes Postfach nur für Rechnungen ist nicht vorgeschrieben, in der Praxis aber sinnvoll, zum Beispiel rechnung@ihre-firma.de.
Das Postfach allein reicht aber nicht, um Ihre Pflichten zu erfüllen. Sie müssen die Rechnung auch lesen und prüfen können – und eine XRechnung ist ohne passendes Programm nur Code. Dafür genügt ein Viewer wie unser kostenloses Anzeige-Tool oder eine Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungs-Import. Wie das Öffnen konkret geht, zeigt der Beitrag XRechnung öffnen.
Dürfen Sie eine E-Rechnung ablehnen?
Nein, nicht wegen des Formats. Wenn die E-Rechnungspflicht greift, brauchen Lieferanten Ihre Zustimmung nicht. Verweigern Sie die Annahme oder können Sie die Datei technisch nicht verarbeiten, haben Sie nach Auffassung des BMF keinen Anspruch auf eine andere Rechnungsform. Der Lieferant hat seine Pflicht erfüllt, wenn er nachweislich ordnungsgemäß übermittelt hat.
Etwas anderes gilt, wenn die Rechnung fehlerhaft ist. Dann können und sollten Sie eine korrigierte E-Rechnung verlangen.
Was Sie bei jeder Eingangsrechnung prüfen sollten
Die Prüfung einer E-Rechnung hat zwei Ebenen: die Technik und den Inhalt.
1. Ist es überhaupt eine gültige E-Rechnung?
Das zweite BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet drei Fehlerarten:
- Formatfehler: Die Datei entspricht nicht der vorgeschriebenen Syntax oder lässt sich nicht vollständig auslesen. Dann liegt keine E-Rechnung vor, sondern eine „sonstige Rechnung“.
- Geschäftsregelfehler: Die Datei ist technisch lesbar, verletzt aber Regeln des Standards – etwa ein fehlendes Pflichtfeld oder eine Steuer, die nicht zum Steuersatz passt. Relevant ist das, wenn umsatzsteuerliche Pflichtangaben betroffen sind. Andere Geschäftsregelfehler, etwa eine fehlende Käuferreferenz, sind umsatzsteuerlich unbeachtlich.
- Inhaltsfehler: Die Datei ist technisch einwandfrei, aber die Angaben stimmen nicht – falscher Steuersatz, falscher Empfänger, zu ungenaue Leistungsbeschreibung.
Format- und Geschäftsregelfehler lassen sich mit einer Validierung erkennen. Laut BMF dürfen Sie sich bei Beachtung der kaufmännischen Sorgfalt auf das Ergebnis einer geeigneten Validierung verlassen; den Prüfbericht sollten Sie aufbewahren. Die inhaltliche Prüfung kann Ihnen aber keine Software abnehmen.
2. Stimmt der Inhalt?
- Sind Name und Anschrift von Lieferant und Ihrem Unternehmen vollständig und richtig?
- Ist die Leistung so beschrieben, dass sie eindeutig erkennbar ist?
- Passen Menge, Preis, Leistungsdatum und Steuersatz zur Bestellung und Lieferung?
- Sind Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten und eine Rechnungsnummer angegeben?
- Stimmt die Bankverbindung mit der bekannten IBAN überein?
Eine ausführliche Checkliste mit typischen Fehlern finden Sie unter E-Rechnung prüfen.
Vorsteuerabzug: Warum die E-Rechnung für Sie zählt
Den Vorsteuerabzug dürfen Sie nur aus einer ordnungsgemäßen Rechnung geltend machen. Wo eine E-Rechnung vorgeschrieben ist, ist grundsätzlich auch nur eine E-Rechnung ordnungsgemäß.
- Bis Ende 2026 dürfen alle Lieferanten noch Papier oder (mit Ihrer Zustimmung) PDF schicken. Daraus ist der Vorsteuerabzug wie bisher möglich.
- Im Jahr 2027 gilt das nur noch für Lieferanten, deren Vorjahresumsatz 800.000 Euro nicht übersteigt. Sie dürfen sich darauf verlassen, dass der Lieferant die Übergangsregel nutzen darf, müssen aber berücksichtigen, was Sie über dessen Größe wissen.
- Ab 2028 brauchen Sie für Leistungen inländischer Unternehmer grundsätzlich eine E-Rechnung – ausgenommen etwa Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern, die ohnehin keine Umsatzsteuer ausweisen.
Erhalten Sie eine Rechnung mit Formatfehler, fordern Sie eine korrekte E-Rechnung an, bevor Sie die Vorsteuer ziehen – spätestens ab dem Ende der Übergangsfristen.
Aufbewahren: Was, wie lange, wie?
Acht Jahre, im Original
Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben und maschinell auswertbar sein. Ein Ausdruck oder ein selbst erzeugtes PDF ersetzt die XML-Datei nicht.
Was ist mit dem PDF bei ZUGFeRD?
Mit der Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 hat das BMF klargestellt: Bei eingehenden E-Rechnungen genügt es grundsätzlich, den strukturierten Datensatz aufzubewahren. Das PDF-Bild einer ZUGFeRD-Rechnung müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn es steuerlich relevante Informationen enthält, die in der XML fehlen. In der Praxis ist es am einfachsten, die empfangene Datei unverändert so abzulegen, wie sie gekommen ist.
GoBD-konform ablegen
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) verlangen, dass Belege vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar sind. Das zweite BMF-Schreiben stellt klar, dass eine Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems umsatzsteuerlich allein noch kein Verstoß gegen § 14b UStG ist – die abgabenrechtlichen Anforderungen der GoBD gelten aber weiterhin. Für kleine Betriebe heißt das konkret:
- Speichern Sie die Original-Datei, bevor Sie sie öffnen oder bearbeiten.
- Nutzen Sie ein Archiv, in dem Dateien nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden können – etwa ein Dokumentenmanagementsystem oder die Belegablage Ihrer Buchhaltungssoftware.
- Ein E-Mail-Postfach allein ist kein Archiv. Mails werden gelöscht, Postfächer gewechselt.
- Beschreiben Sie kurz in einer Verfahrensdokumentation, wie Rechnungen bei Ihnen ankommen, geprüft, gebucht und abgelegt werden.
Ein einfacher Ablauf für kleine Betriebe
- Rechnung kommt im Rechnungspostfach an.
- Original-Datei sofort ins Archiv bzw. an die Buchhaltung übergeben.
- Rechnung im Viewer öffnen, technische Prüfung ansehen, Inhalt mit Bestellung und Lieferung abgleichen.
- Bei Fehlern: korrigierte E-Rechnung beim Lieferanten anfordern.
- Rechnung freigeben, bezahlen und buchen.
Arbeiten Sie mit einem Steuerberater, klären Sie mit ihm, in welcher Form er die Dateien braucht. Viele Kanzleiprogramme übernehmen XRechnung und ZUGFeRD direkt.
E-Rechnungen kostenlos öffnen und prüfen
Für den Empfang einzelner Rechnungen brauchen Sie keine teure Software. Mit unserem kostenlosen Viewer öffnen Sie XRechnung und ZUGFeRD ohne Konto, sehen die Rechnung lesbar und bekommen Hinweise auf fehlende Pflichtangaben und Rechenfehler. Ihre Dateien werden dabei nicht gespeichert.
Geschäftsführer der IDO GmbH. Die IDO GmbH betreut als IT-Systemhaus kleine und mittlere Betriebe. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.