E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen – auch nicht nach dem Ende der Übergangsfristen 2027. Sie müssen E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Kleinunternehmer ist seit 2025, wer im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro Gesamtumsatz hat.
Die Kleinunternehmerregelung seit 2025
Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde die Kleinunternehmerregelung zum 1. Januar 2025 neu gefasst. Die wichtigsten Punkte nach § 19 UStG:
| bis 2024 | seit 2025 | |
|---|---|---|
| Grenze Vorjahr | 22.000 € | 25.000 € |
| Grenze laufendes Jahr | 50.000 € (Prognose zu Jahresbeginn) | 100.000 € (tatsächlicher Umsatz) |
| Folge beim Überschreiten im laufenden Jahr | erst ab dem Folgejahr | ab dem Umsatz, mit dem die 100.000 € überschritten werden |
| Rechtliche Einordnung | Steuer wird nicht erhoben | Umsätze sind steuerfrei |
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, berechnet nach vereinnahmten Entgelten. Wer die 25.000 Euro im Vorjahr überschritten hat, ist im laufenden Jahr kein Kleinunternehmer mehr. Wer im laufenden Jahr die 100.000 Euro überschreitet, verliert die Regelung sofort – nicht erst zum nächsten Jahr. Auf die Kleinunternehmerregelung können Sie freiwillig verzichten; der Verzicht bindet Sie dann mindestens fünf Kalenderjahre.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. § 34a Satz 4 UStDV erlaubt ausdrücklich, dass Rechnungen von Kleinunternehmern „immer als sonstige Rechnung“ übermittelt werden dürfen. Diese Ausnahme ist nicht befristet. Das zweite BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 bestätigt: Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen.
Sie haben damit drei Möglichkeiten:
- Papierrechnung: immer zulässig.
- PDF oder anderes elektronisches Format: zulässig, wenn Ihr Kunde zustimmt. Die Zustimmung ist an keine Form gebunden und kann auch stillschweigend erfolgen, etwa wenn der Kunde Ihre PDF-Rechnungen seit Jahren anstandslos bezahlt.
- Freiwillig eine E-Rechnung: ebenfalls zulässig. Das kann sinnvoll sein, wenn Ihre Geschäftskunden ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren und lieber XRechnung oder ZUGFeRD bekommen.
Achtung: Ein Kunde kann vertraglich verlangen, dass Sie E-Rechnungen schicken – etwa große Unternehmen oder Behörden. Das ist dann keine steuerliche, sondern eine vertragliche Pflicht. Für Rechnungen an Bundesbehörden gilt außerdem unabhängig vom Umsatz die E-Rechnungsverordnung; dafür brauchen Sie meist eine Leitweg-ID.
Pflichtangaben in der Rechnung eines Kleinunternehmers
Seit 2025 dürfen Kleinunternehmer vereinfachte Rechnungen ausstellen. Nach § 34a UStDV genügen:
- vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden,
- Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. (bzw. Kleinunternehmer-Identifikationsnummer),
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung,
- das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- bei Gutschriften die Angabe „Gutschrift“.
Eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Leistungsdatum verlangt § 34a UStDV nicht ausdrücklich. Wir empfehlen trotzdem beides: Ihre Kunden brauchen die Angaben für ihre Buchhaltung, und bei einer E-Rechnung sind Rechnungsnummer und Datum ohnehin Pflichtfelder des Standards. Weisen Sie auf keinen Fall Umsatzsteuer aus – sonst schulden Sie den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG trotzdem.
Schreiben Sie freiwillig eine E-Rechnung, wird die Kleinunternehmerregelung in den Daten über die Steuerkategorie „steuerbefreit“ mit einem Befreiungsgrund abgebildet. Ein gutes Rechnungsprogramm übernimmt das automatisch, wenn Sie angeben, dass Sie Kleinunternehmer sind.
E-Rechnungen empfangen: Das gilt auch für Sie
Auch wenn Sie selbst keine Vorsteuer abziehen: Lieferanten dürfen Ihnen seit 2025 E-Rechnungen schicken, und Sie müssen diese annehmen. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür. Sie müssen die Rechnungen aber öffnen und acht Jahre lang im Original aufbewahren können – auch als Kleinunternehmer brauchen Sie Belege für Ihre Gewinnermittlung. Wie das ohne große Kosten geht, steht im Beitrag E-Rechnung empfangen.
Beispiele aus der Praxis
Grafikdesignerin mit 18.000 Euro Umsatz: Sie ist Kleinunternehmerin und schreibt ihren Agenturkunden weiter PDF-Rechnungen, die diese seit Jahren akzeptieren. Das bleibt dauerhaft zulässig. Ihre Software-Abos und Einkäufe bekommt sie zunehmend als XRechnung – die öffnet sie mit einem Viewer und legt die Original-Dateien ab.
Hausmeisterservice mit 30.000 Euro Umsatz im Vorjahr: Der Betrieb hat die 25.000-Euro-Grenze überschritten und ist im laufenden Jahr regelbesteuert. Damit gilt für ihn die normale E-Rechnungspflicht: Da sein Umsatz weit unter 800.000 Euro liegt, darf er bis Ende 2027 noch Papier- oder (mit Zustimmung) PDF-Rechnungen an Firmenkunden schicken, ab 2028 muss er E-Rechnungen ausstellen.
Fotograf mit starkem Wachstum: Im Vorjahr lag er bei 24.000 Euro, im laufenden Jahr überschreitet er im Oktober mit einem großen Auftrag die 100.000 Euro. Ab diesem Umsatz ist er kein Kleinunternehmer mehr, muss Umsatzsteuer ausweisen – und unterliegt im B2B-Bereich den allgemeinen E-Rechnungsregeln samt Übergangsfristen.
Lohnt sich die freiwillige E-Rechnung?
Für viele Kleinunternehmer ist es eine Frage der Kundenbeziehung. Größere Auftraggeber stellen ihre Rechnungseingänge auf automatische Verarbeitung um. Eine PDF-Rechnung müssen sie dann von Hand erfassen; eine E-Rechnung läuft durch. Wer überlegt, in den nächsten Jahren über die Umsatzgrenzen zu wachsen, gewöhnt sich außerdem frühzeitig an das Verfahren. Wie Sie eine E-Rechnung aufbauen, zeigt der Beitrag E-Rechnung erstellen.
Kostenlos öffnen, bei Bedarf erstellen
E-Rechnungen von Lieferanten öffnen und prüfen Sie mit unserem kostenlosen Viewer ohne Anmeldung. Wenn Sie Ihren Kunden freiwillig E-Rechnungen schicken möchten, können Sie unter Rechnung erstellen XRechnung und ZUGFeRD mit Kleinunternehmer-Hinweis erzeugen – die ersten 14 Tage kostenlos, danach ab 9 Euro netto im Monat.
Geschäftsführer der IDO GmbH. Die IDO GmbH betreut als IT-Systemhaus kleine und mittlere Betriebe. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.