E-Rechnung erstellen: Pflichtangaben und Anleitung
Eine E-Rechnung erstellen Sie nicht in Word oder Excel, sondern mit einem Programm, das die Rechnungsdaten im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausgibt. Inhaltlich braucht sie dieselben Pflichtangaben wie jede Rechnung nach § 14 UStG – plus einige Felder, die der Standard zusätzlich verlangt. Wichtig: Alle Pflichtangaben müssen in den strukturierten Daten stehen, nicht nur im PDF-Bild.
Was eine E-Rechnung von einer PDF-Rechnung unterscheidet
Bei einer PDF-Rechnung kommt es darauf an, was ein Mensch auf dem Papier sieht. Bei einer E-Rechnung zählt der Datensatz dahinter: Jede Angabe steht in einem festgelegten Feld, damit die Software Ihres Kunden sie automatisch übernehmen kann. Ein PDF aus Word mit dem Wort „E-Rechnung“ im Dateinamen ist deshalb keine E-Rechnung – selbst wenn alle Angaben darauf stehen.
Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X ab Profil BASIC. Welches Format für Ihre Kunden passt, klärt der Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD.
Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Diese Angaben braucht jede Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto übersteigt; darunter gelten Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen (§ 14 Abs. 4 UStG):
| Pflichtangabe | Beispiel |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden | Müller Haustechnik GmbH, Hauptstraße 5, 12345 Musterstadt |
| Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. | DE123456789 |
| Ausstellungsdatum | 11.10.2026 |
| Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer | 2026-0147 |
| Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung | Austausch Heizungsumwälzpumpe inkl. Material, 2,5 Std. Arbeitszeit |
| Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | Leistungsdatum 08.10.2026 (auch „Leistungszeitraum Oktober 2026“) |
| Nettoentgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, und vereinbarte Entgeltminderungen | Netto 412,00 €, 2 % Skonto bei Zahlung bis 21.10.2026 |
| Steuersatz und Steuerbetrag – oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung | 19 % USt: 78,28 € |
| Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden (nur bei Bauleistungen an Privatpersonen) | siehe E-Rechnung im Handwerk |
| Angabe „Gutschrift“, wenn der Kunde die Rechnung ausstellt | – |
Dazu kommen Sonderangaben aus § 14a UStG, zum Beispiel „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bei Bauleistungen an andere Bauunternehmer nach § 13b UStG oder die USt-IdNr. beider Seiten bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.
Zusätzliche Felder der XRechnung
Der Standard XRechnung verlangt einige Angaben, die das Umsatzsteuergesetz nicht vorschreibt. Fehlen sie, meldet eine Prüfsoftware einen Fehler, und Behördenportale lehnen die Rechnung ab:
- Käuferreferenz (BT-10): bei Behörden die Leitweg-ID, bei Firmen z. B. die Bestellnummer des Kunden.
- Elektronische Adressen von Verkäufer und Käufer (BT-34, BT-49), in der Regel jeweils eine E-Mail-Adresse.
- Kontaktdaten des Verkäufers: Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail.
- Zahlungsangaben: Zahlungsart, bei Überweisung IBAN; dazu Fälligkeit oder Zahlungsbedingungen.
Für ZUGFeRD im Profil EN 16931 gelten diese Zusatzregeln nicht in gleicher Strenge. Wer für alle Fälle gerüstet sein will, füllt sie trotzdem aus.
Schritt für Schritt zur E-Rechnung
- Format klären: Für Behörden XRechnung, für Firmenkunden in der Regel ZUGFeRD – es sei denn, der Kunde wünscht ausdrücklich etwas anderes.
- Kundendaten vollständig erfassen: Firmenname wie im Handelsregister, Anschrift, E-Mail-Adresse für Rechnungen, bei Behörden die Leitweg-ID, bei Großkunden ggf. Bestell- oder Lieferantennummer.
- Positionen anlegen: Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz je Position. Formulieren Sie die Leistung so, dass sie eindeutig erkennbar ist. „Diverse Arbeiten“ reicht nicht.
- Leistungsdatum angeben: Ein Tag oder ein Zeitraum. Der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist zwar umsatzsteuerlich anerkannt, in einer E-Rechnung aber unpraktisch – tragen Sie das Datum direkt ein.
- Datei erzeugen und prüfen: Lassen Sie die Rechnung vor dem Versand validieren. Rechenfehler, fehlende Felder oder Rundungsdifferenzen fallen so auf, bevor Ihr Kunde die Rechnung zurückweist.
- Versenden: Per E-Mail an die Rechnungsadresse des Kunden, bei Behörden über deren Portal. Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor; auch die Bereitstellung zum Download in einem Kundenportal ist möglich, wenn Sie das mit dem Kunden vereinbaren.
- Archivieren: Heben Sie die erzeugte Datei unverändert acht Jahre auf (§ 14b UStG). Kann Ihr Rechnungsprogramm jederzeit ein inhaltlich identisches Doppel erzeugen, gelten nach den GoBD Erleichterungen – darauf allein sollten sich kleine Betriebe aber nicht verlassen.
Häufige Fehler beim Erstellen
- Pflichtangaben nur im Anhang: Eine Leistungsbeschreibung, die nur in einem beigefügten PDF steht, reicht nicht. Laut BMF müssen alle Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen; ein bloßer Verweis auf eine Anlage oder einen Link genügt nicht.
- PDF und XML weichen ab: Bei ZUGFeRD gilt die XML. Wer das PDF nachträglich ändert, riskiert zwei unterschiedliche Rechnungen.
- Summen gehen nicht auf: Der Standard rechnet nach festen Regeln – Positionssummen, Steuerbeträge je Steuersatz und Gesamtbetrag müssen exakt zusammenpassen. Von Hand bearbeitete Dateien fallen hier oft durch.
- Falscher Steuersatz oder falsche Steuerkategorie: Etwa 0 % ohne Angabe eines Befreiungsgrunds.
- Doppelte Rechnungsnummer: Jede Nummer darf nur einmal vorkommen – auch, wenn Sie neben der E-Rechnung noch Papierrechnungen schreiben.
Rechnung korrigieren oder stornieren
Ist eine E-Rechnung fehlerhaft, muss auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen. Es reicht nicht, die fehlenden Angaben per E-Mail nachzuschieben. Üblich ist eine Stornorechnung (bzw. Rechnungskorrektur) mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und anschließend eine neue, korrekte Rechnung. Ändert sich nur der Zahlbetrag – etwa weil der Kunde Skonto zieht –, müssen Sie die ursprüngliche Rechnung nicht berichtigen.
Sonderfälle
- Rechnungen bis 250 Euro brutto dürfen Sie weiter als Papier oder PDF verschicken (Kleinbetragsrechnung, § 33 UStDV).
- Kleinunternehmer müssen gar keine E-Rechnung ausstellen – siehe E-Rechnung für Kleinunternehmer.
- Dauerleistungen wie Miete oder Wartungsverträge: Eine E-Rechnung für den ersten Zeitraum genügt, wenn der Vertrag beigefügt ist oder klar ist, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Für Dauerrechnungen, die vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung ausgestellt wurden, ist erst bei einer Änderung eine E-Rechnung nötig.
- Anzahlungen und Schlussrechnungen – vor allem im Bau – behandelt der Beitrag E-Rechnung im Handwerk.
E-Rechnung ohne eigene Software erstellen
Wenn Sie nur einige Rechnungen im Monat schreiben, brauchen Sie keine große Warenwirtschaft. Unter Rechnung erstellen füllen Sie ein Formular aus und erhalten eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931, das vor dem Download auf Summen und Pflichtangaben geprüft wird. Sie können es 14 Tage kostenlos testen; danach kostet der Tarif Start 9 Euro netto im Monat für bis zu 20 Rechnungen, Pro 19 Euro netto ohne Begrenzung (Preise). Rechnungen, die Sie erhalten, öffnen Sie jederzeit kostenlos im Viewer.
Geschäftsführer der IDO GmbH. Die IDO GmbH betreut als IT-Systemhaus kleine und mittlere Betriebe. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.