Angebot, Mahnung, Gutschrift: Was muss E-Rechnung sein?
Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen. Angebote, Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Mahnungen sind keine Rechnungen und dürfen weiter als PDF oder auf Papier verschickt werden. Unter die Pflicht fallen dagegen auch Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, Schluss- und Restrechnungen, Rechnungskorrekturen und Gutschriften, mit denen über eine Leistung abgerechnet wird.
Die Faustregel: Wird abgerechnet?
Ob ein Dokument eine E-Rechnung sein muss, hängt nicht an seiner Überschrift, sondern an seiner Aufgabe. Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine Rechnung „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird“. Wer also mit einem Beleg Geld für eine erbrachte oder bevorstehende Leistung verlangt, schreibt eine Rechnung, auch wenn oben „Auftragsbestätigung“ steht.
Umgekehrt gilt: Schriftstücke, die eine Leistung nur ankündigen, begleiten oder an eine bestehende Rechnung erinnern, sind keine Rechnungen. Die Finanzverwaltung nennt als Beispiel ausdrücklich Mahnungen, die sich nur auf den Zahlungsverkehr beziehen, selbst wenn sie alle Rechnungsangaben wiederholen (Abschnitt 14.1 Abs. 1 UStAE).
Übersicht: E-Rechnung ja oder nein?
| Dokument | E-Rechnung nötig (B2B)? | Warum |
|---|---|---|
| Rechnung | Ja | rechnet über eine Leistung ab |
| Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung | Ja | rechnet über eine (Teil-)Leistung im Voraus ab |
| Schluss- oder Restrechnung | Ja | rechnet die Leistung endgültig ab |
| Rechnungskorrektur, Storno mit neuer Rechnung | Ja | Berichtigungen müssen im strukturierten Format erfolgen |
| Gutschrift im Sinne von § 14 Abs. 2 UStG (Abrechnung durch den Kunden) | Ja | gilt als Rechnung des leistenden Unternehmers |
| Dauerrechnung, z. B. gewerbliche Miete oder Wartungsvertrag | Ja, einmalig | die erste E-Rechnung genügt, solange sich die Angaben nicht ändern |
| Angebot, Kostenvoranschlag | Nein | kündigt eine Leistung nur an |
| Auftragsbestätigung | Nein, außer sie fordert eine Zahlung | bestätigt nur den Auftrag |
| Lieferschein | Nein | begleitet die Ware |
| Mahnung, Zahlungserinnerung | Nein | betrifft nur den Zahlungsverkehr |
| Proforma-Rechnung | Nein | dient etwa dem Zoll, nicht der Abrechnung |
| Preisnachlass, Skonto, Bonus | Nein | ändert nur die Bemessungsgrundlage (§ 17 UStG) |
| Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto | Nein | ausdrücklich ausgenommen (§ 33 UStDV) |
| Fahrausweis | Nein | ausdrücklich ausgenommen (§ 34 UStDV) |
Alles in der Tabelle gilt für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland. Rechnungen an Privatkunden, an Unternehmen im Ausland und Rechnungen von Kleinunternehmern fallen grundsätzlich nicht unter die Pflicht. Ebenfalls ausgenommen sind Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, etwa Heilbehandlungen. Ab wann die Pflicht für Sie greift (2027 oder 2028), steht im Beitrag E-Rechnungspflicht.
Angebote, Kostenvoranschläge und Auftragsbestätigungen
Ein Angebot beschreibt, was Sie liefern würden und zu welchem Preis. Abgerechnet wird damit nichts, also bleibt es ein ganz normales Dokument: als PDF per Mail, auf Papier oder aus Ihrem Angebotsprogramm. Dasselbe gilt für Kostenvoranschläge und Auftragsbestätigungen.
Achtung bei Vorkasse: Verlangen Sie mit der Auftragsbestätigung eine Zahlung, etwa „Bitte überweisen Sie 30 % Anzahlung“, wird daraus in der Sache eine Anzahlungsrechnung. Dann gilt die E-Rechnungspflicht. Am saubersten trennen Sie beides: Auftragsbestätigung als PDF, Anzahlungsrechnung als E-Rechnung.
Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnungen
Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen sind Rechnungen und müssen im B2B-Geschäft als E-Rechnung kommen. Technisch gibt es eine Besonderheit: Für die XRechnung ist der eigene Dokumenttyp für Anzahlungsrechnungen derzeit nicht vorgesehen. Die Bundessteuerberaterkammer empfiehlt deshalb, den normalen Rechnungstyp zu verwenden und im Bemerkungsfeld zu vermerken, dass es sich um eine Anzahlungsrechnung handelt.
Eine klassische Schlussrechnung, in der alle Abschläge einzeln abgezogen werden, lässt sich mit den Datenfeldern der Norm EN 16931 noch nicht vollständig abbilden. Das BMF schlägt vor, eine Restrechnung über den noch offenen Betrag zu stellen oder die fehlenden Angaben als lesbaren Anhang mitzuschicken. Mehr zu Abschlägen auf dem Bau steht im Beitrag E-Rechnung im Handwerk.
Gutschriften und Rechnungskorrekturen
Das Wort „Gutschrift“ hat im Alltag zwei Bedeutungen, und nur eine davon ist eine Rechnung:
- Gutschrift im Sinne von § 14 Abs. 2 UStG: Ihr Kunde rechnet über Ihre Leistung ab, etwa bei Provisionen. Das ist umsatzsteuerlich eine Rechnung und muss als E-Rechnung kommen.
- „Gutschrift“ als Preisminderung: Skonto, Bonus oder ein Nachlass wegen eines Mangels ändern nur die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG. Eine Rechnungsberichtigung ist dafür nicht nötig, also auch keine E-Rechnung.
Muss eine Rechnung dagegen berichtigt werden, etwa weil Menge, Leistung oder Steuersatz falsch waren, muss die Berichtigung im gleichen strukturierten Format erfolgen. Eine korrigierte PDF reicht nicht. Üblich ist ein Storno der ursprünglichen Rechnung und eine neue E-Rechnung mit Bezug auf die alte Rechnungsnummer.
Lieferscheine, Mahnungen und Proforma-Rechnungen
Lieferscheine begleiten die Ware, Mahnungen erinnern an eine schon gestellte Rechnung, Proforma-Rechnungen dienen meist dem Zoll oder der Vorabinformation. Keines dieser Dokumente rechnet selbst ab, deshalb bleiben sie frei im Format. Verweist Ihre E-Rechnung auf einen Lieferschein („Leistung laut Lieferschein 4711“), muss der Lieferschein zur Rechnung passen und mit aufbewahrt werden.
Dauerrechnungen und Verträge
Bei Dauerschuldverhältnissen wie gewerblicher Miete, Leasing oder Wartungsverträgen reicht es nach dem BMF, für den ersten Zeitraum eine E-Rechnung auszustellen, die alle Pflichtangaben enthält, als Dauerrechnung gekennzeichnet ist und auf den Vertrag verweist. Eine neue E-Rechnung ist erst nötig, wenn sich Pflichtangaben ändern, etwa bei einer Mieterhöhung.
Beispiele aus der Praxis
Elektrobetrieb mit Firmenkunde: Das Angebot über eine neue Beleuchtung geht als PDF raus, die Auftragsbestätigung ebenfalls. Die Abschlagsrechnung nach der Rohinstallation und die Restrechnung nach der Abnahme kommen als E-Rechnung. Die Zahlungserinnerung zur Restrechnung darf wieder eine normale Mail sein.
Agentur mit Rahmenvertrag: Die monatliche Betreuungspauschale ist eine Rechnung. Ist der Betrag jeden Monat gleich, kann eine Dauerrechnung genügen. Ein Skonto, das der Kunde abzieht, braucht keine neue Rechnung.
Café mit Firmenfeier: Die Rechnung über 180 Euro brutto ist eine Kleinbetragsrechnung und darf als Kassenbeleg oder PDF ausgestellt werden. Die Rechnung über 1.400 Euro für das Catering einer Firmenveranstaltung muss ab Ende der Übergangszeit eine E-Rechnung sein.
Rechnungen schreiben Sie weiter wie gewohnt
Wenn Sie Ihre Rechnungen schon in Word, Excel oder einem älteren Programm schreiben, müssen Sie nicht alles umstellen. Bei E-Rechnung leicht hat jedes Kundenkonto eine eigene Eingangsadresse: Schicken Sie Ihre PDF-Rechnung dorthin, wir lesen Empfänger, Positionen und Beträge aus, und Sie erstellen daraus mit einem Klick die XRechnung oder das ZUGFeRD-PDF. Angebote, Lieferscheine und Mahnungen schicken Sie einfach weiter wie bisher. Welches Format Ihr Kunde braucht, erklärt der Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD.
Quellen
- § 14 UStG (Begriff der Rechnung, Gutschrift, E-Rechnung)
- § 33 UStDV und § 34 UStDV (Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise)
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, bundesfinanzministerium.de
- Bundessteuerberaterkammer, FAQ zur E-Rechnung (Dauerrechnungen, Berichtigungen, Anzahlungen)
Geschäftsführer der IDO GmbH. Die IDO GmbH betreut als IT-Systemhaus kleine und mittlere Betriebe. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.