E-Rechnungspflicht: Wer muss ab wann was?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen an andere Unternehmen ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag – alle anderen spätestens ab dem 1. Januar 2028. Ausgenommen sind unter anderem Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen an Privatkunden.
Die Fristen auf einen Blick
| Zeitraum | Empfang | Ausstellung an andere Unternehmen |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | Pflicht für alle Unternehmen | E-Rechnung ist der Regelfall, aber noch nicht zwingend: Papier ist erlaubt, andere elektronische Formate (z. B. PDF) mit Zustimmung des Empfängers |
| 1.1.2027 – 31.12.2027 | Pflicht für alle | Pflicht bei Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) über 800.000 €. Bis 800.000 € weiterhin Papier oder – mit Zustimmung – PDF möglich. EDI-Verfahren bleiben für alle mit Zustimmung zulässig. |
| ab 1.1.2028 | Pflicht für alle | Pflicht für alle Unternehmen (Ausnahmen siehe unten) |
Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Wie die Finanzverwaltung die Regeln auslegt, steht in zwei Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025 sowie in den Fragen und Antworten des BMF.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein. In der Praxis heißt das: XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X ab Version 2.0.1 (nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL).
Ein normales PDF, ein eingescanntes Papier oder ein Word-Dokument ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Das Gesetz nennt so etwas „sonstige Rechnung“. Welches der zulässigen Formate für Sie passt, erklären wir im Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD.
Wer muss E-Rechnungen ausstellen?
Die Pflicht greift, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:
- Sie erbringen eine Lieferung oder Leistung an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen (B2B).
- Sie und Ihr Kunde sind im Inland ansässig (Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland). Eine bloße Umsatzsteuer-Registrierung eines ausländischen Unternehmens reicht nicht.
- Der Umsatz ist steuerbar und nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei.
Auf die Rechtsform kommt es nicht an. Betroffen sind der Einzelunternehmer genauso wie die GmbH, Freiberufler ebenso wie Gewerbetreibende. Auch wer privat eine Wohnung vermietet, ist umsatzsteuerlich Unternehmer – und damit als Empfänger einer Handwerkerrechnung betroffen.
Die 800.000-Euro-Grenze richtig berechnen
Für die verlängerte Übergangsfrist im Jahr 2027 zählt der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG des Vorjahres, also des Kalenderjahres 2026. Gemeint ist der gesamte steuerbare Umsatz netto, nicht nur der Umsatz mit Firmenkunden. Umsätze mit Privatkunden zählen also mit. Bestimmte steuerfreie Umsätze und Verkäufe von Anlagevermögen bleiben außen vor.
Zwei Klarstellungen der Finanzverwaltung:
- Bei einer Organschaft zählt der Umsatz des gesamten Organkreises.
- Lässt ein Unternehmen Rechnungen durch einen Dienstleister schreiben, zählt der Umsatz des Auftraggebers.
Beispiel 1: Ein Malerbetrieb hat 2026 einen Gesamtumsatz von 120.000 Euro. Er darf 2027 noch Papier- oder (mit Zustimmung des Kunden) PDF-Rechnungen an Firmenkunden schreiben. Ab dem 1. Januar 2028 muss er E-Rechnungen ausstellen.
Beispiel 2: Eine Elektro-GmbH erzielt 2026 einen Gesamtumsatz von 1,2 Millionen Euro. Für alle Leistungen an inländische Unternehmen, die sie ab dem 1. Januar 2027 erbringt, muss sie E-Rechnungen ausstellen.
Achtung beim Jahreswechsel 2026/2027
Die allgemeine Übergangsregel gilt nach dem Gesetzeswortlaut nur für Umsätze aus 2025 und 2026, deren Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt wird. Die Sonderregel für Unternehmen bis 800.000 Euro gilt für Umsätze, die im Jahr 2027 ausgeführt werden. Eine Leistung aus dem Dezember 2026, die erst im Januar 2027 abgerechnet wird, ist von keiner der beiden Regeln ausdrücklich erfasst. Unternehmen über 800.000 Euro müssen in diesem Fall in jedem Fall eine E-Rechnung schicken. Auch kleineren Betrieben raten wir: Rechnen Sie Leistungen aus 2026 noch im Jahr 2026 ab oder schicken Sie gleich eine E-Rechnung – dann sind Sie auf der sicheren Seite.
Ausnahmen: Hier brauchen Sie keine E-Rechnung
- Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 Euro brutto dürfen dauerhaft als Papier oder PDF verschickt werden (§ 33 UStDV). Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung.
- Fahrausweise: Fahrkarten für die Personenbeförderung sind ebenfalls ausgenommen (§ 34 UStDV).
- Kleinunternehmer: Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, muss keine E-Rechnungen ausstellen – auch nicht nach 2027 (§ 34a UStDV). Details im Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer.
- Privatkunden (B2C): An Verbraucher brauchen Sie keine E-Rechnung zu schicken. Eine E-Rechnung an Privatkunden geht nur mit deren Zustimmung.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze: Für Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind – etwa Heilbehandlungen von Ärzten oder die Vermietung von Wohnraum – besteht keine E-Rechnungspflicht.
- Ausländische Kunden: Rechnungen an Unternehmen ohne Sitz oder beteiligte Betriebsstätte in Deutschland fallen nicht unter die deutsche Pflicht.
Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Mahnungen sind keine Rechnungen und fallen ohnehin nicht unter die Pflicht, Anzahlungsrechnungen und Gutschriften dagegen schon. Eine vollständige Liste steht im Beitrag Welche Dokumente müssen E-Rechnung sein?
Wichtig: Diese Ausnahmen betreffen nur das Ausstellen. Empfangen können müssen E-Rechnungen alle Unternehmen – auch Kleinunternehmer und Unternehmer mit überwiegend steuerfreien Umsätzen.
Was „Empfangen können“ bedeutet
Nach Auffassung des BMF genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach. Sie brauchen keine besondere Software, müssen die Dateien aber lesen, prüfen und unverändert aufbewahren können. Lehnen Sie eine korrekte E-Rechnung ab, haben Sie keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung. Alles Weitere dazu steht im Beitrag E-Rechnung empfangen.
Was passiert, wenn Sie keine E-Rechnung schicken?
Die wichtigste Folge trifft Ihren Kunden: Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben und er bekommt nur ein PDF, ist das keine ordnungsgemäße Rechnung. Sein Vorsteuerabzug ist dann gefährdet. Geschäftskunden werden deshalb auf korrekte E-Rechnungen bestehen, und Rechnungen ohne passendes Format werden zurückgeschickt – was Ihren Zahlungseingang verzögert.
Seit dem zweiten BMF-Schreiben unterscheidet die Verwaltung außerdem drei Fehlerarten: Formatfehler (die Datei ist dann gar keine E-Rechnung), Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler. Was das praktisch bedeutet, erklären wir unter E-Rechnung prüfen.
Wird die Frist 2027 noch verschoben?
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat im Juni 2026 gefordert, die Ausstellungspflicht für Unternehmen über 800.000 Euro auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Begründung: Die überarbeitete Norm EN 16931 und Vorgaben für Softwareanbieter lagen noch nicht vor. Beschlossen ist eine Verschiebung bisher nicht (Stand: Oktober 2026). Der Gesetzestext von § 27 Abs. 38 UStG nennt weiterhin die oben genannten Daten. Planen Sie deshalb mit dem 1. Januar 2027 und behalten Sie die Meldungen des BMF im Blick.
Ausblick: Rechnungen an Behörden und EU-Pläne
Unabhängig von der B2B-Pflicht gilt: Wer an Bundesbehörden liefert, muss schon seit dem 27. November 2020 E-Rechnungen schicken (Ausnahme: Direktaufträge bis 1.000 Euro). Dafür brauchen Sie meist eine Leitweg-ID. Auf EU-Ebene sieht das 2025 beschlossene Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) ab Juli 2030 E-Rechnungen und digitale Meldungen für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU vor. Ein nationales Meldesystem für Inlandsumsätze ist in Deutschland angekündigt, aber noch nicht gesetzlich geregelt.
So bereiten Sie sich vor
- Klären Sie, ob Ihr Gesamtumsatz 2026 über oder unter 800.000 Euro liegt.
- Sorgen Sie dafür, dass Sie E-Rechnungen öffnen, prüfen und archivieren können – das ist schon heute Pflicht.
- Fragen Sie Ihre wichtigsten Geschäftskunden, ob sie XRechnung oder ZUGFeRD bevorzugen.
- Stellen Sie Ihre Ausgangsrechnungen rechtzeitig um, idealerweise schon vor dem Pflichttermin, damit Startschwierigkeiten nicht Ihren Zahlungseingang treffen.
Zum Empfang reicht unser kostenloser Viewer, mit dem Sie XRechnung und ZUGFeRD ohne Anmeldung öffnen und auf die wichtigsten Fehler prüfen. Wenn Sie selbst E-Rechnungen schreiben wollen oder müssen, können Sie unter Rechnung erstellen XRechnung und ZUGFeRD 14 Tage kostenlos ausprobieren.
Geschäftsführer der IDO GmbH. Die IDO GmbH betreut als IT-Systemhaus kleine und mittlere Betriebe. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.