Rechnung nach DIN 5008: Maße, Fenster und Aufbau
DIN 5008 legt fest, wie ein Geschäftsbrief aufgebaut ist: wie hoch der Briefkopf ist, wo das Anschriftfeld sitzt und wo gefaltet wird. Für Rechnungen ist die Norm keine Pflicht. Sie sorgt aber dafür, dass die Anschrift im Fenster des Umschlags erscheint und Ihre Rechnung so aufgebaut ist, wie Ihre Kunden es von Geschäftspost kennen. Hier finden Sie die wichtigsten Maße für Form A und Form B und die Schreibweisen für Datum, Beträge und Bankverbindung.
Was DIN 5008 regelt und was nicht
Der volle Titel lautet „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung“, aktuell gilt die Ausgabe DIN 5008:2020-03. Die Norm beschreibt Schreibweisen vom Datum bis zur Telefonnummer und den Aufbau von Geschäftsbriefen. Die Maße des Briefblatts standen früher in einer eigenen Norm, DIN 676, und gehören seit 2011 zu DIN 5008. Den Normtext gibt es kostenpflichtig bei DIN Media; die Maße in diesem Beitrag sind die, nach denen Briefbogen und Fensterumschläge in der Praxis gebaut werden.
Eine Norm ist eine Empfehlung, kein Gesetz. Eine Rechnung bleibt gültig, wenn ihr Briefkopf 40 statt 45 Millimeter hoch ist. Welche Angaben auf der Rechnung stehen müssen, regelt das Umsatzsteuergesetz; eine Übersicht finden Sie im Beitrag Pflichtangaben nach § 14 UStG. DIN 5008 kümmert sich um die Form: Die Anschrift erscheint im Fenster, gefaltet wird an der richtigen Stelle, und beim Lochen geht kein Text verloren.
Form A und Form B: zwei Briefköpfe
DIN 5008 kennt zwei Formen des Briefblatts. Sie unterscheiden sich in der Höhe des Briefkopfs: 27 mm bei Form A, 45 mm bei Form B. Anschriftfeld, Informationsblock und Falzmarken liegen bei Form A deshalb jeweils 18 mm höher. Unternehmen nutzen meist Form B, weil im höheren Briefkopf Platz für Logo und Firmennamen bleibt; Form A findet man eher bei Behörden.
| Element | Form A | Form B |
|---|---|---|
| Briefkopf, Höhe | 27 mm | 45 mm |
| Anschriftfeld, oberer Rand | 27 mm von oben | 45 mm von oben |
| Anschriftfeld, Lage und Größe | 20 mm vom linken Rand, 85 mm breit, 45 mm hoch | |
| Informationsblock, oberer Rand | 32 mm von oben | 50 mm von oben |
| Informationsblock, Lage | ab 125 mm vom linken Rand, 75 mm breit | |
| Erste Falzmarke | 87 mm von oben | 105 mm von oben |
| Zweite Falzmarke | 192 mm von oben | 210 mm von oben |
| Lochmarke | 148,5 mm von oben, die Mitte des Blatts | |
| Rand links und rechts | 25 mm links, mindestens 20 mm rechts | |
Das Anschriftfeld: 85 × 45 mm für den Fensterumschlag
Am Anschriftfeld entscheidet sich, ob Ihre Rechnung ankommt. Es ist 85 mm breit und 45 mm hoch und beginnt 20 mm vom linken Blattrand; die Schrift steht 5 mm weiter innen und damit bündig mit dem übrigen Text bei 25 mm. Das Feld besteht aus zwei Zonen:
- Oben die Zusatz- und Vermerkzone, 17,7 mm hoch, mit bis zu fünf Zeilen in mindestens 8 pt. Hier stehen die Rücksendeangabe, also Ihre eigene Anschrift in einer Zeile, und Vermerke wie „Einschreiben“. Beschrieben wird sie von unten nach oben.
- Darunter die Anschriftzone, 27,3 mm hoch, mit bis zu sechs Zeilen für die Anschrift Ihres Kunden: Firma, Ansprechpartner, gegebenenfalls Abteilung, Straße und Hausnummer oder Postfach, Postleitzahl und Ort. Leerzeilen gehören nicht hinein.
Ein Fensterumschlag im Format DIN lang (DL) hat meist ein Fenster von 90 × 45 mm, das bei richtig gefaltetem Blatt über diesem Feld liegt. Steht die Anschrift zu hoch, zu tief oder zu weit rechts, verschwindet sie beim Falten teilweise hinter dem Umschlag. Mehr als sechs Zeilen passen nicht hinein; kürzen Sie dann lieber Abteilung oder Ansprechpartner.
Informationsblock, Betreff und Text
Rechts neben dem Anschriftfeld steht der Informationsblock, ab 125 mm vom linken Rand und 75 mm breit. Auf einer Rechnung ist er der richtige Platz für Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Kundennummer und Ihren Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail. Jede Angabe bekommt ein kurzes Leitwort, zum Beispiel „Kundennummer“.
Unter dem Anschriftfeld folgen der Betreff, bei einer Rechnung etwa „Rechnung RE-2026-0187“, und danach Einleitungssatz, Positionen, Summen und Zahlungsbedingungen. Das Wort „Betreff“ schreiben Sie nicht davor. Der Text hält links 25 mm und rechts mindestens 20 mm Abstand zum Blattrand. Der breitere linke Rand hat einen Grund: Die Rechnung lässt sich lochen und abheften, ohne dass Text verloren geht.
Falzmarken und Lochmarke
Falzmarken sind kurze Striche am linken Rand, an denen das Blatt für einen DIN-lang-Umschlag gefaltet wird. Bei Form B liegen sie bei 105 mm und 210 mm, bei Form A bei 87 mm und 192 mm von oben. Die Lochmarke bei 148,5 mm zeigt die Mitte des Blatts, an der Sie den Locher ansetzen. Für Rechnungen, die Sie selbst ausdrucken und von Hand falten, sind die Marken eine echte Hilfe. Verschicken Sie Ihre Rechnungen nur per E-Mail, können Sie sie weglassen.
Mehrseitige Rechnungen
Hat eine Rechnung mehrere Seiten, bekommt jede Folgeseite eine Seitenzahl, etwa „Seite 2 von 3“. Briefkopf und Anschriftfeld wiederholen sich dort nicht, der Text beginnt weiter oben. Bewährt hat sich, auf jeder Seite die Rechnungsnummer zu nennen und den Kopf der Positionstabelle zu wiederholen, damit sich jede Seite für sich lesen lässt. Die Summen sollten nicht über zwei Seiten verteilt stehen.
Schreibweisen: Datum, Beträge, Telefon und IBAN
DIN 5008 regelt auch, wie Zahlen geschrieben werden. Für eine Rechnung sind vor allem diese wichtig:
| Angabe | Schreibweise | Beispiel |
|---|---|---|
| Datum, numerisch | Tag, Monat, Jahr mit Punkten oder international Jahr, Monat, Tag mit Bindestrichen | 13.10.2026 oder 2026-10-13 |
| Datum im Text | Monat ausgeschrieben | 13. Oktober 2026 |
| Betrag | Tausenderpunkt, Komma vor den Cent, Währung mit Leerzeichen dahinter | 1.475,60 € |
| Telefonnummer | Vorwahl und Rufnummer durch ein Leerzeichen getrennt, die Durchwahl mit Bindestrich | 0123 456789-12 |
| Telefonnummer international | Plus und Ländervorwahl, Ortsvorwahl ohne die Null | +49 123 456789 |
| IBAN | in Vierergruppen | DE12 3456 7890 1234 5678 90 |
Entscheiden Sie sich für eine Schreibweise und bleiben Sie dabei. Ein Datum mal als 13.10.2026 und mal als 2026-10-13 auf derselben Rechnung wirkt unaufgeräumt, auch wenn beides zulässig ist.
DIN 5008 und die E-Rechnung
Bei einer E-Rechnung zählen die Daten, nicht das Aussehen. Die XRechnung ist reines XML ohne Layout; beim ZUGFeRD-PDF ist das PDF die Ansicht für Menschen, und die Rechnungsdaten stecken als XML darin. DIN 5008 betrifft also nur das PDF, das Ihr Kunde liest oder ausdruckt; welches der beiden Formate wann passt, erklärt der Beitrag zum Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD. Verschicken Sie Rechnungen weiter auch per Post, etwa an Privatkunden, lohnt sich ein Layout nach DIN 5008 genauso wie bisher; was dabei für Handwerksbetriebe gilt, steht unter Rechnungen an Privatkunden im Handwerk. Und auch auf dem Bildschirm findet Ihr Kunde Rechnungsnummer und Betrag schneller, wenn sie dort stehen, wo er sie erwartet.
Rechnung nach DIN 5008 gestalten, ohne nachzumessen
Der Rechnungsdesigner von E-Rechnung leicht legt das Anschriftfeld auf Wunsch nach DIN 5008 an, wahlweise für Form A oder Form B. Die Vorlagen Handwerk, Elegant und Seitenleiste sind für Fensterumschläge gebaut, mit Informationsblock und Falzmarken; bei den übrigen stellen Sie den Fensterumschlag in den Eigenschaften der Seite ein. Dann zeigt die Ansicht „Umschlag“, was im Fenster eines DIN-lang-Umschlags zu sehen ist, und ragt die Anschrift hinaus, weist die Prüfung vor dem Veröffentlichen darauf hin. Falz- und Lochmarken schalten Sie mit einem Haken ein oder aus, und Text, der näher als 4 mm am Papierrand steht, meldet die Prüfung, bevor Ihr Drucker ihn abschneidet.
Den Rechnungsdesigner können Sie 14 Tage kostenlos testen. Er gehört zu jedem Plan ab 9 Euro netto im Monat, und jede Rechnung geht als ZUGFeRD-E-Rechnung hinaus, ganz gleich, wie Sie sie gestalten.
Quellen
- DIN 5008:2020-03 – Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung (DIN Media)
- Allgemeine Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaates Bayern, Anlage 2 – Erläuterungen zum Briefblatt
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen