XRechnung oder ZUGFeRD – welches Format passt?
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bild, ZUGFeRD ist ein PDF, in dem dieselben Rechnungsdaten zusätzlich als XML eingebettet sind. Beide gelten zwischen Unternehmen als vollwertige E-Rechnung. Für Rechnungen an Behörden ist XRechnung der sichere Weg, für Geschäftskunden ohne eigene E-Rechnungs-Software ist ZUGFeRD oft bequemer.
Der Unterschied in einem Satz
Bei der XRechnung gibt es nur die Daten. Bei ZUGFeRD gibt es die Daten und eine für Menschen lesbare PDF-Ansicht in einer Datei. Fachleute nennen ZUGFeRD deshalb ein „hybrides Format“. Factur-X ist der französische Name für dasselbe Format: ZUGFeRD 2 und Factur-X werden gemeinsam vom deutschen Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und dem französischen FNFE-MPE entwickelt und sind technisch identisch.
Vergleich: XRechnung und ZUGFeRD
| XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X | |
|---|---|---|
| Dateityp | XML | PDF/A-3 mit eingebetteter XML |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer | Ja, in jedem PDF-Reader |
| Herausgeber | KoSIT (im Auftrag von Bund und Ländern) | FeRD (mit FNFE-MPE) |
| Aktueller Stand (Oktober 2026) | Version 3.0, Spezifikation 3.0.2; Vorversion 4.0 veröffentlicht | ZUGFeRD 2.5 (Juni 2026), Pflegestand 2.5.2 |
| Syntax | UBL oder UN/CEFACT CII | UN/CEFACT CII |
| E-Rechnung im B2B-Bereich | Ja | Ja, ab Version 2.0.1 und ab Profil BASIC |
| Rechnungen an Behörden | Standard, wird überall angenommen | Nur, wenn das Portal es annimmt (meist Profil XRECHNUNG oder EN 16931) |
| Maßgeblich bei Abweichungen | – | Die XML-Daten, nicht das PDF-Bild |
Quellen für die Versionsstände: KoSIT – XRechnung Versionen und Bundles und FeRD – ZUGFeRD. Laut KoSIT bleibt XRechnung 3.0 mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft; die endgültige Version 4.0 wird für das Frühjahr 2027 erwartet.
Was beide gemeinsam haben
Beide Formate setzen die europäische Norm EN 16931 um. Sie beschreiben dieselben Rechnungsfelder – vom Rechnungsdatum (BT-2) über die Käuferreferenz (BT-10) bis zu den Steuerbeträgen – nur in leicht unterschiedlicher Verpackung. Deshalb erkennt § 14 Abs. 1 UStG beide als E-Rechnung an. Für Sie als Empfänger heißt das: Sie müssen beide annehmen. Für Sie als Rechnungssteller heißt das: Ohne besondere Absprache dürfen Sie zwischen beiden wählen. Welches Format genutzt wird, können die Geschäftspartner vertraglich vereinbaren.
Die ZUGFeRD-Profile – nicht jedes ist eine E-Rechnung
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die unterschiedlich viele Daten enthalten. Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums erfüllen ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1 die Anforderungen – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden enthalten keine vollständigen Rechnungspositionen und sind nur Buchungshilfen.
| Profil | Inhalt | Als E-Rechnung geeignet? |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nur Kopfdaten und Summen | Nein |
| BASIC WL | Kopfdaten ohne Positionen | Nein |
| BASIC | Einfache Rechnungen mit Positionen | Ja |
| EN 16931 (früher COMFORT) | Vollständige Umsetzung der Norm | Ja – das übliche Profil |
| EXTENDED | Norm plus Zusatzfelder für Branchen | Ja |
| XRECHNUNG | Enthält eine XRechnung im PDF | Ja, auch für viele Behördenportale |
Ältere Rechnungen nach ZUGFeRD 1.0 erfüllen die Norm nicht und gelten nicht als E-Rechnung.
Warum bei ZUGFeRD die XML zählt
Bei einem hybriden Format ist der strukturierte XML-Teil der „führende“ Teil. Das hat das BMF in beiden Schreiben zur E-Rechnung klargestellt. Weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, gelten die XML-Daten. Bei deutlichen Abweichungen droht zudem, dass zwei verschiedene Rechnungen vorliegen – im schlimmsten Fall mit doppelter Steuerschuld nach § 14c UStG. Kleine, technisch bedingte Unterschiede oder ergänzende Hinweise im PDF sind unproblematisch.
Für die Praxis heißt das:
- Wenn Sie ZUGFeRD erstellen, müssen PDF und XML aus derselben Quelle stammen. Ein PDF nachträglich zu bearbeiten, ohne die XML anzupassen, ist riskant.
- Wenn Sie ZUGFeRD empfangen, prüfen Sie nicht nur die PDF-Ansicht, sondern auch die Daten – etwa mit unserem kostenlosen Viewer, der die eingebettete XML ausliest.
- Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen in der XML stehen. Ein Hinweis „siehe Anlage“ oder ein Link reicht nicht.
UBL oder CII – muss mich das interessieren?
Die XRechnung gibt es in zwei technischen Schreibweisen (Syntaxen): UBL und CII. Inhaltlich sind beide gleichwertig: Öffentliche Auftraggeber müssen nach EU-Recht beide annehmen, und auch zwischen Unternehmen sind nach Auffassung des BMF alle normkonformen Formate zulässig. ZUGFeRD nutzt immer CII. Für Sie spielt die Syntax nur eine Rolle, wenn ein Kunde ausdrücklich eine bestimmte verlangt – etwa weil seine Software nur eine davon verarbeitet. Ansonsten können Sie die Wahl Ihrem Rechnungsprogramm überlassen.
Welches Format sollten Sie nehmen?
Rechnungen an Behörden: XRechnung
Öffentliche Auftraggeber des Bundes verlangen seit November 2020 elektronische Rechnungen. Die E-Rechnungsverordnung des Bundes nennt XRechnung als Standard und lässt andere normkonforme Formate zu. Welche Formate ein Portal annimmt, steht in dessen Hinweisen. Mit XRechnung und der richtigen Leitweg-ID sind Sie auf der sicheren Seite.
Rechnungen an Geschäftskunden: meist ZUGFeRD
Viele kleine Betriebe arbeiten noch ohne Software, die XML automatisch einliest. Ein ZUGFeRD-PDF können sie wie gewohnt öffnen, ausdrucken und ablegen – und trotzdem ist es eine vollwertige E-Rechnung. Hat Ihr Kunde eine Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungs-Import, verarbeitet sie beide Formate.
Wenn der Kunde etwas vorgibt
Größere Unternehmen schreiben ihren Lieferanten häufig ein Format, eine Syntax oder bestimmte Pflichtfelder vor, zum Beispiel eine Bestellnummer. Solche Vorgaben sind zivilrechtlich zulässig. Fragen Sie bei neuen Großkunden am besten vor der ersten Rechnung nach.
Typische Missverständnisse
- „Ein PDF per E-Mail ist doch elektronisch.“ Ja, aber keine E-Rechnung. Es fehlt der strukturierte Datensatz.
- „XRechnung ist nur für Behörden.“ Nein. XRechnung ist auch zwischen Unternehmen eine zulässige E-Rechnung.
- „ZUGFeRD ist eine schwächere Variante.“ Nein. Ab Profil BASIC ist ZUGFeRD rechtlich gleichwertig.
- „Ich muss das PDF aufheben.“ Maßgeblich ist der strukturierte Teil. Das PDF-Bild müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn es steuerlich relevante Informationen enthält, die nicht in der XML stehen. Mehr dazu unter E-Rechnung empfangen.
Beide Formate öffnen und erstellen
Mit unserem kostenlosen Viewer öffnen Sie XRechnung (UBL und CII) und ZUGFeRD/Factur-X ohne Anmeldung und sehen sofort, ob Summen und Pflichtangaben stimmen. Wenn Sie selbst Rechnungen schreiben, erzeugen Sie unter Rechnung erstellen aus denselben Angaben wahlweise eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931. Wie Sie dabei vorgehen, lesen Sie im Beitrag E-Rechnung erstellen.
Geschäftsführer der IDO GmbH. Die IDO GmbH betreut als IT-Systemhaus kleine und mittlere Betriebe. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.