XRechnung öffnen und lesen – so geht’s

Von Martin Leue, Geschäftsführer der IDO GmbH Aktualisiert am 11.10.2026

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Wenn Sie sie per Doppelklick öffnen, sehen Sie deshalb nur Programmcode statt einer Rechnung. Lesbar wird sie erst mit einem Viewer, der die Daten als Rechnung darstellt – zum Beispiel mit unserem kostenlosen Viewer im Browser, ohne Anmeldung und ohne dass die Datei gespeichert wird.

Warum Sie in einer XRechnung nur Code sehen

Eine XRechnung ist kein Dokument zum Anschauen, sondern ein Datensatz. Sie enthält alle Rechnungsangaben – Absender, Empfänger, Positionen, Steuer, Bankverbindung – in einer festen Struktur, damit Buchhaltungsprogramme sie automatisch auslesen können. Ein Layout, Logo oder Seitenumbruch ist darin bewusst nicht vorgesehen.

Technisch beruht die XRechnung auf der europäischen Norm EN 16931. Die Datei liegt in einer von zwei Syntaxen vor: UBL (Universal Business Language) oder UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Für Sie als Empfänger ist das egal – ein guter Viewer liest beide. Herausgegeben und gepflegt wird der Standard von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards); aktuell gilt die Version 3.0, deren Spezifikation die Nummer 3.0.2 trägt (Versionsübersicht der KoSIT).

Seit 2025 dürfen Unternehmen solche Rechnungen untereinander verschicken, ohne vorher Ihre Zustimmung einzuholen – und Sie müssen sie annehmen können. Darum landen XRechnungen inzwischen auch bei kleinen Betrieben im Postfach, die bisher nur PDF-Rechnungen kannten.

So erkennen Sie eine XRechnung

Die Datei endet auf .xml, manchmal mit Namen wie xrechnung.xml oder einer Rechnungsnummer.
Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor, beginnt sie mit <Invoice (UBL) oder <rsm:CrossIndustryInvoice (CII).
Weiter oben steht eine Kennung, die xrechnung enthält, etwa urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0.

Bekommen Sie dagegen ein PDF, kann es eine ZUGFeRD- bzw. Factur-X-Rechnung sein. Dann sehen Sie im PDF-Reader eine normale Rechnung, in der zusätzlich eine XML-Datei eingebettet ist. Den Unterschied erklären wir ausführlich im Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD.

Möglichkeiten, eine XRechnung zu öffnen

Weg	Was Sie sehen	Geeignet für
Doppelklick, Browser oder Texteditor	Den XML-Code, unformatiert	Nur für einen schnellen Blick, ob überhaupt eine Rechnung drin ist
Online-Viewer (z. B. unser Viewer)	Eine lesbare Rechnung mit Positionen und Summen	Einzelne Rechnungen ohne Software-Installation
Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware	Die Rechnung als Beleg, oft mit automatischer Erfassung	Betriebe mit vielen Eingangsrechnungen
Visualisierung der KoSIT (XSLT-Skripte)	Eine HTML- oder PDF-Ansicht	Technisch versierte Nutzer, die Werkzeuge selbst einrichten

Programme wie Word oder Excel sind keine gute Wahl: Excel kann XML zwar importieren, zerlegt die Rechnung dabei aber in Tabellenspalten, die kaum jemand zuordnen kann.

Schritt für Schritt: XRechnung kostenlos im Browser anzeigen

Speichern Sie den Anhang aus der E-Mail auf Ihrem Rechner (die Datei mit der Endung .xml oder das ZUGFeRD-PDF).
Öffnen Sie erechnung-leicht.de und ziehen Sie die Datei in das Feld – oder wählen Sie sie über „Datei auswählen“ aus.
Sie sehen die Rechnung sofort lesbar: Rechnungssteller, Empfänger, Rechnungsnummer und -datum, alle Positionen, Steuerbeträge und die Zahlungsangaben.
Zusätzlich erhalten Sie Hinweise, ob die Datei technisch lesbar ist, ob die Summen aufgehen und ob umsatzsteuerliche Pflichtangaben fehlen.
Bei Bedarf drucken Sie die Ansicht aus oder speichern sie als PDF für die Ablage.

Ein Konto brauchen Sie dafür nicht. Die Datei wird nur zur Anzeige verarbeitet und nicht auf unseren Servern gespeichert. Das ist wichtig, denn Rechnungen enthalten Bankverbindungen und Geschäftsdaten – fragen Sie bei jedem Online-Dienst nach, was mit hochgeladenen Dateien passiert.

Worauf Sie nach dem Öffnen achten sollten

Eine lesbare Ansicht ist der erste Schritt. Prüfen Sie danach dieselben Punkte wie bei jeder Eingangsrechnung:

Absender und Bankverbindung: Stimmen Name, Anschrift und IBAN mit dem überein, was Sie vom Lieferanten kennen? Gefälschte Rechnungen mit geänderter IBAN gibt es auch als XML.
Leistung und Menge: Passt die Beschreibung zu dem, was Sie bestellt und erhalten haben?
Steuersatz und Beträge: Ist der richtige Steuersatz ausgewiesen und gehen Netto, Steuer und Brutto auf?
Ihre eigenen Daten: Sind Ihr Firmenname und Ihre Anschrift korrekt? Sonst ist der Vorsteuerabzug gefährdet.

Wie Sie dabei systematisch vorgehen und welche Fehler typisch sind, lesen Sie im Beitrag E-Rechnung prüfen.

Die XML-Datei ist das Original – nicht der Ausdruck

Ein häufiges Missverständnis: Wer die XRechnung im Viewer anzeigt und als PDF speichert, hat damit nicht „die Rechnung“ archiviert. Rechtlich maßgeblich ist der strukturierte Datensatz. Rechnungen müssen Sie nach § 14b UStG acht Jahre aufbewahren, und bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Heben Sie also immer die empfangene XML-Datei (bzw. das ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML) auf. Ein PDF-Ausdruck aus dem Viewer ist eine praktische Arbeitskopie, ersetzt das Original aber nicht.

Mehr zur Ablage und zu den GoBD finden Sie im Beitrag E-Rechnung empfangen.

Wenn sich die Datei nicht öffnen lässt

Endung .p7m oder .zip: Die Rechnung ist signiert oder gepackt. Entpacken Sie das Archiv zuerst; bei signierten Dateien brauchen Sie ein Programm, das die Signatur entfernt oder die enthaltene XML ausgibt.
Datei ist leer oder abgeschnitten: Manche E-Mail-Programme oder Weiterleitungen beschädigen Anhänge. Bitten Sie den Absender, die Rechnung erneut zu schicken.
Kein XRechnung-Format: Nicht jede XML-Datei ist eine Rechnung nach EN 16931. Exporte aus Branchensoftware oder ältere ZUGFeRD-1.0-Dateien folgen einem anderen Aufbau und gelten nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Viewer meldet Fehler: Dann ist die Datei vermutlich technisch fehlerhaft. Das ist nicht Ihr Problem, sondern das des Absenders – fordern Sie eine korrigierte E-Rechnung an.

XRechnung jetzt kostenlos öffnen

Für einzelne Rechnungen müssen Sie keine Software kaufen. Laden Sie Ihre XRechnung oder Ihr ZUGFeRD-PDF in unseren kostenlosen Viewer – Sie sehen die Rechnung sofort lesbar, inklusive einer Prüfung von Summen und Pflichtangaben. Wenn Sie selbst E-Rechnungen schreiben müssen, finden Sie unter Rechnung erstellen den passenden Weg.

Martin Leue
Geschäftsführer der IDO GmbH. Die IDO GmbH betreut als IT-Systemhaus kleine und mittlere Betriebe. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.