Leitweg-ID: Was sie ist und wo Sie sie bekommen
Die Leitweg-ID ist eine Adresse, mit der eine E-Rechnung an die richtige Stelle in einer Behörde geleitet wird. Sie brauchen sie nur bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, nicht bei Rechnungen an Unternehmen. Die Leitweg-ID bekommen Sie immer von der Behörde, die Sie beauftragt hat – Sie können sie nicht selbst beantragen oder berechnen.
Wofür die Leitweg-ID da ist
Eine Stadtverwaltung, ein Landesamt oder ein Bundesministerium besteht aus vielen Abteilungen, die jeweils eigene Rechnungen prüfen und bezahlen. Damit eine E-Rechnung nicht in einer zentralen Poststelle hängen bleibt, trägt sie eine eindeutige Empfängeradresse: die Leitweg-ID. Die Rechnungseingangsplattformen von Bund und Ländern lesen sie aus und stellen die Rechnung automatisch der zuständigen Stelle zu.
Für Rechnungen an den Bund ist die Leitweg-ID ausdrücklich vorgeschrieben: § 5 der E-Rechnungsverordnung des Bundes verlangt neben den umsatzsteuerlichen Angaben eine Leitweg-Identifikationsnummer, die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Die Länder haben eigene Regeln, verwenden aber dasselbe ID-Format.
Brauche ich eine Leitweg-ID für Rechnungen an Firmen?
Nein. Die Leitweg-ID ist ein Konzept der öffentlichen Verwaltung. Auch das Bundesfinanzministerium weist in seinen Antworten zur E-Rechnung darauf hin, dass sie für Rechnungen zwischen Unternehmen nicht erforderlich ist.
Etwas verwirrend ist, dass die XRechnung das Feld, in dem die Leitweg-ID steht, immer verlangt. Es heißt „Käuferreferenz“ (Buyer Reference, BT-10). Bei Rechnungen an Unternehmen tragen Sie dort einfach eine Referenz Ihres Kunden ein, zum Beispiel seine Bestellnummer, eine Kostenstelle oder den Namen des Ansprechpartners. Fehlt die Angabe, ist das zwar ein Verstoß gegen eine Regel des XRechnung-Standards, umsatzsteuerlich nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 aber unbeachtlich, weil BT-10 keine Pflichtangabe nach dem Umsatzsteuergesetz ist. Ihr Kunde kann eine solche Rechnung in seiner Software trotzdem als fehlerhaft angezeigt bekommen – füllen Sie das Feld also besser aus.
So ist eine Leitweg-ID aufgebaut
Das Format ist in der Leitweg-ID-Formatspezifikation (Version 2.0.2) der KoSIT festgelegt. Eine Leitweg-ID besteht aus drei Teilen, getrennt durch Bindestriche:
| Teil | Pflicht? | Länge | Bedeutung |
|---|---|---|---|
| Grobadressierung | ja | 2 bis 12 Ziffern | Bund oder Bundesland, ggf. Regierungsbezirk, Landkreis, Gemeinde |
| Feinadressierung | nein | bis 30 Zeichen (A–Z, 0–9) | die konkrete Dienststelle; vergeben nach eigenem System von Bund bzw. Land |
| Prüfziffer | ja | 2 Ziffern | erkennt Tippfehler, berechnet nach dem Modulo-97-Verfahren wie bei der IBAN |
Insgesamt ist eine Leitweg-ID zwischen 5 und 46 Zeichen lang. Die ersten beiden Ziffern stehen für das Bundesland (01 Schleswig-Holstein bis 16 Thüringen) oder für den Bund (99). Die Spezifikation nennt als Beispiel:
04011000-1234512345-06
Dabei ist 04011000 die Grobadressierung (04 = Bremen), 1234512345 die Feinadressierung und 06 die Prüfziffer. Leitweg-IDs von Bundesbehörden beginnen mit 99.
Wo bekomme ich die Leitweg-ID?
Ausschließlich vom Auftraggeber. Die Behörde teilt sie Ihnen in der Regel mit der Bestellung, im Auftragsschreiben oder im Vertrag mit. Steht dort keine, fragen Sie bei Ihrem Ansprechpartner oder der Rechnungsstelle nach – am besten schriftlich und vor der Rechnungsstellung.
Was nicht funktioniert:
- Selbst ausdenken oder berechnen: Die Prüfziffer verhindert Tippfehler, macht aber aus einer erfundenen Nummer keine gültige Adresse.
- Eine alte ID wiederverwenden: Behörden strukturieren sich um, und eine Dienststelle kann für verschiedene Aufträge unterschiedliche IDs nutzen.
- Die ID einer anderen Behörde derselben Stadt nehmen: Die Rechnung landet dann bei der falschen Stelle oder wird abgelehnt.
Wie wird die Rechnung übermittelt?
Für Rechnungen an die Bundesverwaltung gibt es inzwischen eine zentrale Plattform, die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE). Dort registrieren Sie sich mit einem Nutzerkonto und können Rechnungen hochladen, per Weberfassung direkt eingeben, per E-Mail oder über Peppol senden. Die Länder und viele Kommunen betreiben eigene Portale oder nutzen Peppol. Welcher Weg gilt, erfahren Sie vom Auftraggeber.
Die Plattform prüft eingehende Rechnungen automatisch auf formale Fehler und lehnt fehlerhafte Rechnungen ab. Eine falsche oder fehlende Leitweg-ID ist einer der häufigsten Gründe. Prüfen Sie Ihre Rechnung deshalb vor dem Versand – wie das geht, steht unter E-Rechnung prüfen.
Gibt es Ausnahmen?
Beim Bund sind Rechnungen nach Direktaufträgen bis 1.000 Euro von der Pflicht zur elektronischen Rechnung ausgenommen (§ 3 Abs. 3 ERechV). Bei Ländern und Kommunen gelten teils andere Schwellen und Fristen; manche nehmen E-Rechnungen an, ohne sie vorzuschreiben. Fragen Sie im Zweifel beim Auftraggeber nach. Ist dort eine E-Rechnung gewünscht, kommen Sie um die Leitweg-ID nicht herum.
Leitweg-ID in die Rechnung eintragen
In der XRechnung gehört die Leitweg-ID in das Feld Käuferreferenz (BT-10). In den meisten Rechnungsprogrammen heißt das Eingabefeld „Leitweg-ID“ oder „Käuferreferenz“. Für Rechnungen an Behörden ist XRechnung das sicherste Format; ob ein Portal auch ZUGFeRD annimmt, steht in dessen Hinweisen. Mehr zur Formatwahl lesen Sie im Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD, die übrigen Pflichtangaben unter E-Rechnung erstellen.
XRechnung mit Leitweg-ID erstellen
Unter Rechnung erstellen tragen Sie die Leitweg-ID in ein eigenes Feld ein und erhalten eine XRechnung, die Sie über das Portal des Auftraggebers einreichen können. Haben Sie selbst eine XRechnung von einer Behörde oder einem Lieferanten bekommen, öffnen Sie sie mit unserem kostenlosen Viewer.
Geschäftsführer der IDO GmbH. Die IDO GmbH betreut als IT-Systemhaus kleine und mittlere Betriebe. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.