Rechnung korrigieren oder Stornieren: Berichtigung, Storno und Gutschrift richtig machen
Eine fehlerhafte Rechnung korrigieren Sie selbst als Aussteller: Entweder Sie berichtigen sie mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die Originalrechnung bezieht, oder Sie stornieren sie und stellen eine neue aus. Überschreiben oder löschen dürfen Sie die alte Rechnung nicht. Eine E-Rechnung berichtigen Sie wieder als E-Rechnung; eine nachgeschobene E-Mail genügt nicht.
Wann muss ich eine Rechnung korrigieren?
Eine Berichtigung ist nötig, wenn die Rechnung eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG nicht oder falsch enthält. Typische Fälle sind eine falsche Kundenanschrift, eine falsche Menge, ein falscher Steuersatz, eine fehlende Steuernummer oder eine doppelt vergebene Rechnungsnummer. Welche Angaben auf die Rechnung gehören, steht in der Übersicht der Pflichtangaben.
Nicht jede Änderung ist eine Berichtigung:
- Skonto, Rabatt oder Bonus nach der Rechnung: Sie ändern nur die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG. Die Rechnung bleibt, wie sie ist. Zieht der Kunde Skonto ab, müssen Sie nichts korrigieren.
- Mahnung oder Zahlungserinnerung: Sie sind keine Rechnungen und ändern nichts an der Rechnung.
- Reine Schönheitsfehler: Ein Tippfehler im Firmennamen, der den Empfänger eindeutig erkennen lässt, ist meist harmlos. Im Zweifel korrigieren Sie lieber, denn Ihr Kunde braucht eine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug.
Berichtigung oder Storno: Welcher Weg ist besser?
Das Gesetz kennt keinen festen Ablauf. Nach § 31 Abs. 5 UStDV genügt ein Dokument, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und die fehlenden oder richtigen Angaben enthält. In der Praxis haben sich zwei Wege durchgesetzt:
| Berichtigungsdokument | Storno und neue Rechnung | |
|---|---|---|
| So geht es | Ein Dokument nennt die Nummer der Originalrechnung und die geänderten Angaben. | Eine Stornorechnung hebt die alte Rechnung auf, danach folgt eine neue mit eigener Nummer. |
| Geeignet bei | einzelnen fehlenden oder falschen Angaben | mehreren Fehlern, falschem Empfänger, falscher Leistung |
| Übersichtlich für den Kunden | geht, wenn der Bezug klar ist | ja, die Buchung lässt sich Schritt für Schritt nachvollziehen |
Bei mehreren Fehlern oder einem falschen Empfänger ist das Storno der sauberere Weg. Bei einer fehlenden Steuernummer reicht oft das Berichtigungsdokument.
Was gehört in die korrigierte Rechnung?
- der klare Bezug zur ursprünglichen Rechnung, am besten mit Nummer und Datum,
- die richtigen Angaben, bei einer neuen Rechnung vollständig mit allen Pflichtangaben,
- bei einem Storno: dieselben Positionen und Beträge mit umgekehrtem Vorzeichen, damit die Steuer korrekt zurückgeholt wird,
- eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer für jedes neue Dokument.
Beispiel: Eine Tischlerei hat der Hausverwaltung Müller die Rechnung 2026-0212 über 1.000 Euro netto plus 190 Euro Umsatzsteuer geschickt. Tatsächlich wurden nur Leistungen über 800 Euro netto erbracht. Die Tischlerei storniert 2026-0212 mit der Stornorechnung 2026-0230 über minus 1.000 Euro netto und minus 190 Euro Umsatzsteuer und stellt die neue Rechnung 2026-0231 über 800 Euro netto plus 152 Euro Umsatzsteuer aus. In beiden neuen Dokumenten steht der Verweis auf 2026-0212.
Besonderheiten bei E-Rechnungen
Ist eine E-Rechnung fehlerhaft, muss auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen. Das gilt für XRechnung genauso wie für ZUGFeRD. Bei einem ZUGFeRD-PDF dürfen Sie das PDF nicht von Hand ändern: Bei Abweichungen gilt die eingebettete XML, und zwei unterschiedliche Rechnungen können im schlimmsten Fall eine doppelte Steuerschuld auslösen. Erzeugen Sie die Datei immer neu aus den korrigierten Daten, nicht per Hand in der XML.
Im Standard gibt es dafür eigene Angaben: Die Rechnungsart „korrigierte Rechnung“ trägt den Code 384, die normale Rechnung 380 (Rechnungsarten bei Bauleistungen erklärt weitere Codes). Die Nummer der ursprünglichen Rechnung tragen Sie im Feld „Vorangehende Rechnung“ (BT-25) ein. Ihr Rechnungsprogramm sollte das übernehmen. Prüfen Sie die neue Datei vor dem Versand, wie im Beitrag So prüfen Sie eine E-Rechnung vor dem Versand beschrieben.
Ob ein Dokument überhaupt E-Rechnung sein muss, klärt der Beitrag Welche Belege E-Rechnung sein müssen. Eine Gutschrift, die nur einen Preisnachlass abbildet, ist keine Rechnung; eine Gutschrift im Sinne von § 14 Abs. 2 UStG schon.
Was gilt für die Umsatzsteuer?
Weisen Sie zu viel Umsatzsteuer aus, etwa 19 statt 7 Prozent, schulden Sie den zu hohen Betrag nach § 14c Abs. 1 UStG, bis Sie die Rechnung berichtigen. Das gilt auch, wenn Sie als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweisen oder bei einem § 13b-Umsatz Steuer berechnen (§ 14c Abs. 2 UStG). Ihr Kunde darf die zu viel gezahlte Steuer in diesen Fällen nicht als Vorsteuer abziehen.
Ausgewiesene Steuer, die zu Unrecht in der Rechnung stand, korrigieren Sie nach § 14c Abs. 2 Satz 3 bis 5 UStG, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist. Wann das der Fall ist, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater klären, denn das hängt vom Einzelfall ab.
Was bedeutet das für den Vorsteuerabzug des Kunden?
Ihr Kunde darf die Vorsteuer nur aus einer ordnungsgemäßen Rechnung abziehen. Enthielt die ursprüngliche Rechnung zumindest Angaben zum Aussteller, zum Empfänger, zur Leistung, zum Entgelt und zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer, wirkt die Berichtigung nach der Rechtsprechung auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurück. Fehlt eine dieser Angaben, gilt der Abzug erst ab der Berichtigung. Was Sie als Empfänger prüfen sollten, steht im Beitrag Was Empfänger bei E-Rechnungen tun müssen.
Als Empfänger korrigieren Sie die Rechnung nicht selbst. Bitten Sie den Aussteller um eine berichtigte Rechnung und nennen Sie den konkreten Fehler.
Was ist mit der alten Rechnung?
Die fehlerhafte Rechnung bleibt bestehen und wird nicht gelöscht. Sie müssen sie ebenso wie die Berichtigung nach § 14b UStG acht Jahre aufbewahren, bei E-Rechnungen als Originaldatei. Weder Sie noch Ihr Kunde sollten die alte Datei überschreiben, denn Belege müssen nach den GoBD unveränderbar sein. Legen Sie die Rechnung, das Storno und die neue Rechnung am besten zusammen ab, damit jeder Vorgang nachvollziehbar bleibt.
Ablauf in fünf Schritten
- Fehler festhalten: Welche Angabe ist falsch oder fehlt, und welche Auswirkung hat das auf Betrag und Steuer?
- Weg wählen: Berichtigungsdokument bei einzelnen Angaben, Storno und neue Rechnung bei größeren Fehlern.
- Korrektur erstellen: mit Bezug auf die Originalnummer, im selben Format wie die Originalrechnung, bei E-Rechnungen als neue Datei.
- Prüfen und senden: Summen, Steuer und Pflichtangaben kontrollieren, dann an die Rechnungsadresse des Kunden schicken. Teilen Sie ihm kurz mit, welche Rechnung ersetzt wird, damit er nicht doppelt zahlt.
- Ablegen: Originalrechnung und Korrektur aufbewahren.
Ein Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen erzeugt, nimmt Ihnen den Bezug und die Summenprüfung ab. Unter Rechnung erstellen legen Sie die korrigierte Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD an, die vor dem Download auf Summen und Pflichtangaben geprüft wird. Für Fragen zur Auslegung hat das Bundesfinanzministerium eigene Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht, die Ihr Steuerberater kennt.
Quellen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 14c UStG – Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
- § 31 UStDV – Berichtigung von Rechnungen
- § 17 UStG – Änderung der Bemessungsgrundlage