E-Rechnung prüfen und validieren
Eine E-Rechnung prüfen Sie in drei Stufen: Ist die Datei technisch korrekt aufgebaut (Format)? Hält sie die Regeln des Standards ein (Geschäftsregeln)? Und stimmt der Inhalt mit dem überein, was tatsächlich geliefert wurde? Die ersten beiden Stufen erledigt eine Validierungssoftware, die dritte bleibt Ihre Aufgabe – keine Software weiß, ob die Rechnung zur Lieferung passt.
Warum Prüfen bei E-Rechnungen wichtiger geworden ist
Bei einer Papierrechnung sehen Sie sofort, ob etwas fehlt. Bei einer E-Rechnung kann die Datei fehlerhaft sein, obwohl die Ansicht im Viewer ordentlich aussieht – und umgekehrt. Das Bundesfinanzministerium hat im zweiten Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2025 deshalb genau beschrieben, welche Fehler welche Folgen haben. Für Sie als Empfänger geht es um den Vorsteuerabzug, für Sie als Aussteller darum, dass Ihre Rechnung angenommen und bezahlt wird.
Die drei Fehlerarten nach dem BMF
| Fehlerart | Was ist das? | Folge |
|---|---|---|
| Formatfehler | Die Datei entspricht nicht der zulässigen Syntax oder lässt keine vollständige, richtige Datenauslese zu – etwa kaputtes XML oder ein ZUGFeRD-PDF ohne gültige XML. | Es liegt keine E-Rechnung vor, sondern eine „sonstige Rechnung“. Wo eine E-Rechnung Pflicht ist, ist das keine ordnungsgemäße Rechnung. |
| Geschäftsregelfehler | Die Datei ist lesbar, verletzt aber Regeln zur logischen Stimmigkeit der Daten – fehlende Pflichtfelder oder eine Steuer, die nicht zum Steuersatz passt. | Betrifft der Fehler umsatzsteuerliche Pflichtangaben, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Andere Geschäftsregelfehler sind umsatzsteuerlich unbeachtlich. |
| Inhaltsfehler | Die Angaben sind technisch korrekt, aber sachlich falsch – falscher Steuersatz, falscher Leistungsempfänger, zu ungenaue Leistungsbeschreibung. | Wie bei jeder Rechnung: Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie falsch, ist der Vorsteuerabzug gefährdet. |
Ein Beispiel für einen unbeachtlichen Geschäftsregelfehler nennt die Fachliteratur zum BMF-Schreiben: Fehlt in einer XRechnung die Käuferreferenz (BT-10), verstößt die Datei gegen eine Regel des Standards. Da die Käuferreferenz aber keine Pflichtangabe nach dem Umsatzsteuergesetz ist, hat das keine umsatzsteuerlichen Folgen.
Während der Übergangszeit (bis Ende 2026, für kleinere Aussteller bis Ende 2027) dürfen Lieferanten ohnehin noch sonstige Rechnungen schicken; ein Formatfehler kostet dann in der Regel nicht den Vorsteuerabzug. Danach wird es ernst. Wann welche Frist gilt, steht unter E-Rechnungspflicht.
Stufe 1 und 2: Technische Prüfung (Validierung)
Eine Validierung läuft üblicherweise in zwei Schritten ab:
- Schema-Prüfung (XSD): Ist das XML wohlgeformt, stehen alle Elemente an der richtigen Stelle, haben Datumsangaben und Beträge das richtige Format? Fällt die Datei hier durch, ist das in der Regel ein Formatfehler.
- Geschäftsregeln (Schematron): Hier werden die Regeln der EN 16931 und – bei XRechnung – die nationalen Zusatzregeln geprüft. Beispiele: Die Summe der Positionen muss dem Nettobetrag entsprechen, zu jedem Steuersatz muss es eine Steueraufschlüsselung geben, die Käuferreferenz muss gesetzt sein.
Als Referenz für XRechnung gilt der quelloffene Validator der KoSIT mit den offiziellen Prüfregeln, die als Bundle auf der Seite der KoSIT veröffentlicht werden. Für ZUGFeRD stellt das FeRD die Prüfartefakte bereit. Diese Werkzeuge richten sich an Softwareentwickler und brauchen eine technische Installation.
Laut BMF dürfen Sie sich bei Beachtung der kaufmännischen Sorgfalt auf das Ergebnis einer geeigneten Validierung verlassen. Was „geeignet“ bedeutet, hat das BMF nicht näher festgelegt. Bewahren Sie den Prüfbericht auf; er dokumentiert, dass Sie geprüft haben.
Stufe 3: Inhaltliche Prüfung
Diese Prüfung kennen Sie von Papierrechnungen, und sie bleibt Ihre Aufgabe. Die Validierung ersetzt die Rechnungseingangsprüfung ausdrücklich nicht. Gehen Sie diese Punkte durch:
- Absender: Kennen Sie den Lieferanten? Stimmen Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr.?
- Empfänger: Ist Ihr Unternehmen mit vollständigem Namen und Anschrift genannt? Eine Rechnung an den Geschäftsführer persönlich oder an eine falsche Gesellschaft berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
- Leistung: Ist sie eindeutig beschrieben und haben Sie sie so bestellt und erhalten? Stimmen Mengen und Preise mit Angebot oder Lieferschein überein?
- Leistungszeitpunkt: Ist ein Datum oder Zeitraum angegeben?
- Steuer: Ist der Steuersatz richtig (19 %, 7 %, steuerfrei, § 13b)? Ist bei einer Steuerbefreiung oder bei Umkehr der Steuerschuld der Hinweis enthalten?
- Rechnungsnummer: Ist sie vorhanden – und haben Sie diese Rechnung nicht schon einmal erhalten und bezahlt?
- Bankverbindung: Stimmt die IBAN mit der bekannten überein? Eine neue Bankverbindung immer telefonisch über eine bekannte Nummer bestätigen lassen.
Die häufigsten technischen Fehler in der Praxis
- Rundungsdifferenzen: Positionssummen, Steuerbetrag und Gesamtbetrag passen um einen Cent nicht zusammen.
- Fehlende Pflichtfelder der XRechnung: Käuferreferenz, elektronische Adresse von Käufer oder Verkäufer, Kontaktdaten des Verkäufers.
- Steuerkategorie passt nicht: 0 % Steuer ohne Befreiungsgrund, oder Kategorie „Standard“ mit 0 %.
- Falsche Codes: Ungültige Länder-, Währungs- oder Einheitencodes, zum Beispiel „Stk“ statt des vorgesehenen Codes.
- Veraltete Version: Rechnungen nach XRechnung 2.x oder ZUGFeRD 1.0 entsprechen nicht mehr dem aktuellen Stand.
- PDF ohne XML: Ein „ZUGFeRD-PDF“, in dem gar keine Rechnungsdaten eingebettet sind, oder nur im Profil MINIMUM.
Was tun, wenn die Prüfung Fehler zeigt?
Als Empfänger: Bitten Sie den Lieferanten um eine korrigierte E-Rechnung und nennen Sie den konkreten Fehler. Eine Berichtigung muss wieder als E-Rechnung kommen; ein Nachtrag per E-Mail reicht nicht. Ziehen Sie die Vorsteuer bei wesentlichen Fehlern erst, wenn die korrigierte Rechnung vorliegt. Bei reinen Hinweisen ohne umsatzsteuerliche Bedeutung – etwa einer fehlenden Käuferreferenz – müssen Sie nicht zwingend eine neue Rechnung anfordern.
Als Aussteller: Korrigieren Sie die Daten in Ihrem Rechnungsprogramm und erzeugen Sie die Datei neu. Bearbeiten Sie keine XML-Dateien von Hand – das führt fast immer zu neuen Fehlern. Ist die fehlerhafte Rechnung schon beim Kunden, stornieren Sie sie und stellen eine neue aus.
Was unser kostenloser Prüfer kann – und was nicht
Unser Viewer prüft beim Öffnen jeder XRechnung und ZUGFeRD-Datei:
- ob die Datei als E-Rechnung lesbar ist und dem XML-Schema entspricht (XSD),
- ob Positionen, Steuerbeträge und Gesamtsummen rechnerisch aufgehen,
- ob die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben vorhanden sind.
Das deckt die häufigsten Fehler ab. Es ist aber keine vollständige, amtliche Validierung: Die vollständigen Schematron-Prüfregeln der KoSIT führen wir nicht aus, und ob die Rechnung inhaltlich zu Ihrer Bestellung passt, kann keine Software beurteilen. Für Behördenportale, die mit dem KoSIT-Validator prüfen, kann eine Datei bei uns ohne Befund sein und dort trotzdem an einer Spezialregel scheitern. Das Prüfergebnis ersetzt keine steuerliche Beratung.
Wie Sie eine XRechnung überhaupt sichtbar machen, steht unter XRechnung öffnen, was beim Empfang sonst zu beachten ist, unter E-Rechnung empfangen.
Jetzt eine E-Rechnung prüfen
Laden Sie eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF in unseren kostenlosen Prüfer – ohne Konto, die Datei wird nicht gespeichert. Sie sehen die Rechnung lesbar und erhalten eine verständliche Liste möglicher Fehler. Eigene Rechnungen, die Sie unter Rechnung erstellen anlegen, werden vor dem Download automatisch auf dieselben Punkte geprüft.
Geschäftsführer der IDO GmbH. Die IDO GmbH betreut als IT-Systemhaus kleine und mittlere Betriebe. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.